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La gouvernance dans SharePoint

 

Essayons de définir simplement ce qu'est la gouvernance...

La gouvernance est un ensemble de politiques et de méthodes qui permettent de gérer au mieux le cycle de vie d’une application. Si l’on revient au sens premier du terme "gouverner", un dictionnaire nous ramène à la notion de diriger un bateau à l’aide d’un gouvernail ; diriger un navire et le faire évoluer, maintenir un navire à un cap donné au moyen du gouvernail. Appliquéà l’informatique d’entreprise en général, et pas seulement à un outil comme SharePoint, il s’agit de définir un ensemble de règles, de procédures, de rôles qui contrôlent l’utilisation d’un système afin d’atteindre un but ou d’aider l’entreprise dans ses objectifs. N’ayant nullement la prétention ici de faire le tour du sujet (des ouvrages entiers y sont consacrés), notons tout de même que :

 

La gouvernance pourrait être comparée avec le principe d’amélioration continue (aussi appelé"roue de Deming" ou PDCA) des démarches normatives :

Certaines fonctionnalités ou applications de service sont liées à cette notion de gouvernance du produit et des règles d’utilisation. Par exemple, l’application de service de métadonnées gérées (disponible avec les versions Server seulement) permet de mettre à la disposition des utilisateurs des termes utilisés dans l’entreprise, avec une hiérarchie à utiliser pour catégoriser le contenu. Plutôt que de laisser chacun saisir une métadonnée librement, cette application de service permet d’uniformiser les mots-clés à utiliser dans un contexte particulier d’un projet, d’une équipe, des produits ou services commercialisés par l’entreprise, etc.

Les actions liées à la gouvernance suivent plusieurs buts, la liste suivante n’ayant vraiment rien d’exhaustif :

Cependant, gardons à l’esprit que ces actions ne sont pas propres à une plate-forme comme SharePoint. Simplement, cet outil n’est pas tout à fait comme les autres. N’oubliez pas que SharePoint lui-même ne fait rien, c’est ce que l’on met dans l’outil qui sert à l’entreprise, améliore ses processus, la circulation de l’information, etc. De par sa couverture fonctionnelle, les actions d’uniformisation, de formation, d’évolution et d’amélioration constante ont plus de relief avec un projet autour des produits de la gamme SharePoint. De plus, le produit est rarement choisi pour répondre à une seule problématique. Et enfin, une autre difficulté qui nécessite de planifier ces actions est le fait que de nombreux interlocuteurs de plusieurs services de l’entreprise puissent être impliqués dans le projet (informatique, services métiers, services de support comme la comptabilité, les ressources humaines…). Toutes ces actions permettent également de faire remonter les remarques des groupes de travail auprès des gestionnaires de contenu de l’outil ou des administrateurs et de rédiger des procédures ou de proposer des usages afin d’alimenter le processus d’amélioration. Les documents du projet et l’ensemble des procédures qui gouvernent l’utilisation du contenu d’une plate-forme SharePoint sont aussi indispensables que la liberté laissée aux utilisateurs de personnaliser leur expérience avec le produit.

Bonne lecture

Joris


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